Le pilotage par l’effort, kezako ?

Le pilotage par l’effort est une fonctionnalité (pour ne pas dire un concept) aussi essentielle dans Microsoft Project que méconnue par bon nombre d’utilisateurs de l’outil de planification.

Dans le cadre de nombreux projets (et pour la majorité des tâches qui les composent), l’estimation de la charge est déterminante et sert ensuite à évaluer les délais des tâches, en fonction des ressources disponibles. Quand un chef de projet demande un conseil avisé à un expert pour l’estimation des tâches d’une tâche, celui-ci répond le plus souvent ainsi : « Il y en a pour x jours de boulot« . Ces jours représentent non pas (il ne faut surtout pas se tromper) un délai mais une charge de travail !

Dès lors, cette estimation peut être intégrée au planning par le chef de projet et en aucun cas, lors de l’affectations des ressources, cette charge ne devra être recalculée par Microsoft Project.

Pour s’en assurer, l’utilisateur doit modifier le type de tâche et choisir « Travail fixe » afin que le travail ne soit pas recalculé par Project. Si le travail est fixé, il est « sanctuarisé » et seul l’utilisateur pourra modifier sa valeur.

Choisir le « Travail fixe » a une autre conséquence : la tâche devient alors automatiquement (et obligatoirement) « pilotée par l’effort ». Cette option de pilotage par l’effort (appelée aussi pilotage par la charge) permet, lorsque le chef de projet effectue des affectations successives de ressources, que la charge soit partagée entre les ressources. En conséquence, la durée de la tâche est revue (selon l’équation éternelle : Travail = Durée x Capacité).

PilotageEffort1

Dans d’autres cas de figure, les affectations de ressources successives ne doivent pas avoir pour conséquence le partage de la charge (et donc la réduction de la durée) mais l’inverse : conserver la même durée et ajouter une charge supplémentaire induite par l’affectation de nouvelles ressources sur la tâche. Dans ce cas, il est nécessaire que la fonction pilotage par l’effort soit désactivée ! Je cite souvent en formation l’exemple d’une tâche qui pourrait s’appeler « Séminaire » : une telle tâche n’est jamais pilotée par la charge. C’est dans ce cas la durée qui est fixée d’emblée (et ne variera pas en fonction du nombre d’utilisateurs). Et en quelque sorte, y affecter des participants permet de déterminer le coût en jours-hommes du séminaire.

PilotageEffort2

Quelques éléments clés :

  • une tâche de type « Travail fixe » est obligatoirement pilotée par l’effort ;
  • une tâche de type « Durée fixe » ne doit pas être pilotée par l’effort (même si l’outil le permet). En cas de nouvelles affectations sur une tâche ainsi paramétrée, un message d’avertissement apparaîtra le plus souvent. Microsoft Project ne peut comprendre : il lui est indiqué que la durée ne doit pas être recalculée (Durée fixe) mais qu’en cas d’affectations successives, la charge doit être partagée pour réduire la durée (Pilotage par l’effort) !

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Collaboration Universelle en Entreprise les 25 et 26 novembre à Issy-les-Moulineaux : 3 sessions consacrées à la gestion de projet avec les solution Microsoft

« Collaboration Universelle en Entreprise » : il s’agit de l’événement majeur de fin d’année de l’écosystème Microsoft. Il aura lieu dans moins de 10 jours (les 25 et 26 novembre) à Issy-les-Moulineaux.

CUE2

Au cours de cet événement, 3 sessions seront consacrées à la gestion de projet avec les solutions Microsoft.

Les horaires définitifs des sessions sont les suivants (pas encore actualisés sur le site de l’événement) :

  • Mardi 25 novembre
    • 12h-12h50
      • Tour d’horizon de Microsoft Project : au service de votre gestion de projets et de portefeuille de projets, en local comme en hébergé avec Office 365
        • Au cours de cette session, découvrez les solutions de gestion de projet Microsoft, disponibles On Premise ou dans le Cloud avec Project Online. Ces solutions permettent aux chefs de projet et aux entreprises de mieux gérer leur portefeuille de projets. Nous ferons ainsi un tour d’horizon autour de la gestion des demandes et du portefeuille stratégique, la planification opérationnelle, la gestion des ressources et des plans de charge sans oublier de nombreuses fonctionnalités de collaboration ! Que vous soyez chef de projet junior ou un professionnel confirmé, cette session est faite pour vous !
        • L’Université Paris-Est Créteil viendra témoigner au cours de cette session de son expérience de mise en œuvre de Microsoft Project Online.
    • 16h20-17h10
      • Social Project Management : les solutions collaboratives Microsoft au service du management de projet
        • Aujourd’hui, les solutions Microsoft sont au service des acteurs de la gestion de projet en entreprise, pour une gestion de projet collaborative et sociale. Avec Office 365, SharePoint Online, Yammer et Project Online, venez découvrir une journée de travail dans la vie d’un chef de projet du 21ème siècle !
  • Mercredi 26 novembre
    • 15h-15h50
      • Retour d’expérience client avec Microsoft Project
        • Au cours de cette session, vous pourrez découvrir des retours d’expérience concrets avec des clients ayant implémenté et utilisé au quotidien la solution Microsoft Project. Vous pourrez ainsi découvrir les pratiques employées pour industrialiser et homogénéiser les processus et outils de gestion de projets, les conditions initiales et les bénéfices obtenus !
        • Deux sociétés viendront témoigner de leur expérience de mise en œuvre des solutions Microsoft de gestion de projet : Axa Assistance et Descours & Cabaud.

Venez nombreux à cet événement !

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Améliorations des performances de Microsoft Project Online : au-delà des annonces, une réalité ! Et des nouvelles fonctionnalités disponibles !

Microsoft a annoncé il y a quelques semaines une amélioration des performances de Microsoft Project Online, le service d’Office 365 dédié à la gestion de projet dans le Cloud. C’est une excellente nouvelle.

SablierVous pouvez retrouver cette annonce sur le blog officiel Microsoft (ou en cliquant directement ici).

Au-delà de cette annonce, on assiste à des améliorations constantes des performances. A titre personnel, lorsque je devais utiliser un environnement Project Online pour réaliser des présentations en clientèle lors du lancement du produit (qui plus est en utilisant une connexion Wifi pour les invités pas toujours très bonne ou une clé 3G/4G), la démonstration pouvait s’avérer laborieuse. Ce phénomène s’est atténué au fil du temps et aujourd’hui, je trouve agréable (et possible) de réaliser ces mêmes présentations sans appréhension !

Les améliorations mises en avant par Microsoft portent sur :

  • les temps d’ouverture d’un projet dans PWA depuis le centre de projet ;
  • les performances lors de la planification en mode Web ;
  • les temps d’enregistrement et de publications des projets ;
  • les temps de soumission des feuilles de temps, pour les ressources.

Un avantage indéniable de la version Online est que les performances sont identiques pour tous (modulo la connexion Internet) quel que soit le positionnement géographique de l’utilisateur. Alors que la version On Premise (Project Server) peut présenter cet écueil : des performances différentes suivant que les locaux de l’utilisateur hébergent ou non les serveurs. Bien sûr dans ce dernier cas cela dépend aussi beaucoup de l’architecture technique mise en œuvre.

Microsoft profite également de cet article pour présenter des nouveautés fonctionnelles disponibles dans Microsoft Project Online :

  • Possibilité des désactiver la création de sites collaboratifs à la publication des plannings ;
  • Possibilité de désactiver la synchronisation du planning avec la liste des tâches SharePoint du site collaboratif (associé au planning) ;
  • Il est désormais possible d’avoir sur une instance Project Online jusqu’à 5000 plannings (contre 2000 auparavant) ;
  • Un tenant peut désormais accueillir jusqu’à 7 instances Project Online contre 3 auparavant.

Pour rappel, la version Online bénéficiera toujours de nouveautés en avance par rapport à la version On Premise (pour laquelle il faut attendre la sortie d’une nouvelle version ou d’un Service Pack). Cloud first !

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Quelques commandes PowerShell pour Project Server 2013 par Maëlle Kalboussi

Maëlle Kalboussi, du support Microsoft Project en France, vient de publier un article présentant des commandes PowerShell utiles pour les administrateurs de Microsoft Project Server 2013 et des liens utiles pour approfondir ses connaissances sur le sujet. Elle présente par exemple comment relancer les services de Project Server via PowerShell ou encore avoir des informations sur le mode de permission pour Project Web App.

Retrouvez son article en cliquant ici.

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Soirée du PMI du 21 octobre 2014 – « Les solutions Microsoft au service du management de projet et de la collaboration sociale »

Le 21 octobre prochain aura lieu une soirée du PMI dont un des sujets sera « Les solutions Microsoft au service du management de projet et de la collaboration sociale« . Il sera animé par des consultants Campana & Schott (dont votre serviteur).

Résumé du sujet présenté : « Au cours de cette session, il sera démontré comment les solutions Microsoft répondent aujourd’hui aux besoins des entreprises recherchant un outil de gestion de projet performant mais à la portée de tous, offrant de surcroît des possibilités avancées de collaboration sociale totalement intégrées avec Microsoft Project.« 

Cliquez ici pour en savoir plus et vous inscrire !

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Les différences entre les versions « Standard » et « Professional » de Microsoft Project 2013

Suite à une question posée par un contact, j’ai réalisé ce tableau simple qui récapitule les différences entre les versions « Standard » et « Professional » de Microsoft Project 2013.

Fonctionnalité

Standard

Professional

Connexion à un serveur Microsoft Project Server (ou Project Online)

Permet de bénéficier des possibilités suivantes : gestion de portefeuille opérationnelle et stratégique, ressources d’entreprise mutualisées, reporting d’entreprise (multi-projets, multi-ressources), saisie de l’activité par les ressources, site Web collaboratif SharePoint (partage documentaire, gestion des risques…), partage d’informations en ligne avec l’équipe projet (via le client Web Project Web App…), utilisation de métadonnées de caractérisation des projets pour le reporting, etc. 1 - Connexion à Project Server

Non

Oui

Synchronisation avec une liste de tâche Microsoft SharePoint 2013

Permet la synchronisation d’un planning Microsoft Project avec une liste de tâches SharePoint de manière bidirectionnelle, permettant aux parties prenantes du projet autorisées de consulter et/ou de mettre à jour le planning directement dans une interface Web.2 - Synchronisation SharePoint

Non

Oui

Intégration avec Microsoft Lync

Lorsque les ressources sont extraites de l’Active Directory et affectées aux tâches, avoir la possibilité en tant que chef de projet de créer une discussion (chat, audio, vidéo), un partage documentaire… avec la ressource.

3 - Intégration Lync

Non

Oui

Fonction : activation/inactivation des tâches

Cette fonction permet d’activer ou inactiver des tâches dans un planning, permettant la réalisation de scénarios , des simulations de type « what-if »). Evite d’avoir à supprimer puis ressaisir des tâches pour l’analyser des conséquences. Permet également de prévoir par exemple des plans de contingence dans une planification (au moment de l’analyse des risques) dont les tâches ne seront activées que si le risque est avéré.

4 - Tâches inactives

Non

Oui

Fonction : planificateur d’équipe

Le planificateur d’équipe est un affichage permettant d’affecter les tâches aux ressources via un simple « Glisser-Déplacer ». Il offre une vue chronologique sur l’occupation des ressources.

5 - Planification d'équipe

Non

Oui

Disponibilité dans Office 365 en mode souscription

Seule la version Professional est disponible dans le cadre de l’offre Microsoft Office 365, permettant l’acquisition du logiciel en mode « souscription » (abonnement). Le nom de cette version est : « Microsoft Project Pro pour Office 365 ».

Non

Oui

 

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Améliorer sa productivité en implémentant dans Microsoft Project les processus de gestion de projet (par Markus Waldinger)

Markus-Waldinger_avatar-80x80Cet article est une traduction/adaptation de l’excellent article publié par mon éminent collègue de Campana & Schott Markus Waldinger (également MVP Microsoft Project) sur le site américain du MPUG. Pour consulter l’article original en anglais, cliquer ici.

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Avec l’introduction du ruban pour Microsoft Office 2007 puis Microsoft Project 2010, Microsoft a changé la manière de travailler sur les projets. D’un point de vue conceptuel, cela fait sens de regrouper tous les fonctionnalités liées aux tâches, aux ressources ou aux projets dans des onglets dédiés. Mais d’un point de vue des utilisateurs, il est toujours possible d’améliorer sensiblement la navigation entre les différents onglets du ruban, et ce même avec la version 2013 : les planificateurs et les chefs de projet doivent encore naviguer fréquemment entre les différents onglets, par exemple pour travailler avec la vue Gantt suivi (accessible depuis l’onglet Tâche) puis pour enregistrer une nouvelle référence (via l’onglet Projet).

Serait-il possible d’améliorer la productivité des utilisateurs et de travailler plus efficacement avec un ruban personnalisé ? La réponse est sans aucun doute oui. Par exemple, en personnalisant le ruban pour qu’il reflète les processus standards de gestion de projet édictés par le Project Management Institute (PMI) ou le CMMI… ou vos propres processus.

Les groupes de processus de management de projet (étapes du cycle de vie des projets) tels que définis dans le PMBOK ont été retenus pour la suite de cet article :

  1. Démarrage (Initiation)
  2. Planification (Planning)
  3. Exécution (Execution)
  4. Surveillance et maîtrise (Controlling)
  5. Clôture (Closing)

Personnalisation du ruban

Un ruban personnalisé peut être créé dans Project Professional 2013 (tout le contenu de cet article s’applique également à la version 2010). En voici un exemple :

CR1

Au lieu de naviguer dans le client Microsoft Project via différents onglets (comme Tâche, Ressource ou Projet), un nouvel onglet, Process, a été créé, à partir de fonctionnalités standards. L’idée est d’agréger les commandes les plus utilisées comme Ouvrir (Open), Enregistrer (Save) ou Publier (Publish – la publication s’adressant uniquement aux utilisateurs de Project Server ou Online) et de les rendre facilement accessibles.

Le groupe pour la phase de démarrage (Initiation) permet l’accès à des fonctions utiles au lancement d’un projet, comme créer un projet à partir d’un modèle, afficher la boîte de dialogue d’informations sur le projet ou définir le planning de référence du projet. Plutôt que de naviguer à travers le ruban et ouvrir une boîte de dialogue, cette dernière fonctionnalité est facilement accessible en un seul clic (pour enregistrer la référence « 0 »). Cette commande peut être créée aisément via une macro d’une seule ligne (d’autant plus que celle-ci peut être créée via l’enregistreur de macros !).

CR2

L’étape suivante consiste ensuite à planifier le projet, à créer l’équipe projet et à affecter les ressources. Dans un environnement Project Server ou Online, la fonction Plan Resources permet d’ouvrir la boîte de dialogue d’ajout de ressources à partir du pool de ressources d’entreprise. Dans le cas d’une utilisation locale, elle permet d’ouvrir le tableau des ressources pour créer de nouvelles ressources.

CR3

Une autre fonctionnalité réalisée via une simple macro permet de fixer le travail des tâches où il a été défini, évitant ainsi un recalcul du travail en cas de modification de la durée des tâches (bien sûr, la durée peut être fixée de la même manière en fonction du contexte), facilitant la vie des chefs de projet et planificateurs débutants ou expérimentés. Un travail d’analyse des macros créées s’avère utile dans tous les cas de figure : une gestion d’erreurs doit être prévue pour gérer des cas particuliers (tâches externes, tâches – lignes – vides…) qui pourrait stopper l’exécution de la macro.

Alors que la phase de clôture (Closing) répète volontairement certaines étapes de la phase de démarrage (Initiating), comme Mettre à jour les informations du projet (Update Project Information), Enregistrer (Save) ou Publier (Publish), le groupe Controlling est simple et rappelle à l’utilisateur les différents vues et fonctionnalités de pilotage du projet. Indicators permet l’affichage d’une vue spécifique du diagramme de Gantt filtrant les tâches affichant des indicateurs graphiques. Work affiche une vue modifiée de type Utilisation des tâches dans le client.

CR4

La création de rapports dédiés – non détaillée dans cet article – renforce l’intérêt d’un ruban personnalisé. Alors que l’on pourrait imaginer un bouton additionnel pour la création de rapports, ceux-ci (nouveaux rapports de Project 2013 ou rapports visuels existants depuis la version 2007) méritent un onglet dédié. Exploiter toute la valeur apportée par les différents rapports (graphique « Burndown », analyse des plans de charge…) dans cet onglet évite de surcharger l’onglet Process.

CR5

Utilisation du Global.MPT

Comment réaliser ces améliorations dans le client Microsoft Project ? En modifiant le modèle global, autrement dit le fichier Global.MPT. Celui-ci est spécifique à chaque profil utilisateur et peut être mis à jour au travers d’une boîte de dialogue qui permet d’ajouter de nouveaux boutons, des fonctionnalités et de les combiner dans un onglet personnalisé.

CR6

Complément : avec Microsoft Project Server ou Project Online, l’administrateur de la solution peut paramétrer le modèle global d’entreprise afin que soit automatiquement proposé à l’ensemble des utilisateurs un ruban personnalisé à l’ouverture de Microsoft Project. Un article de ce blog décrit la procédure à suivre.

Environnements Project Server ou Project Online : pour aller plus loin

Cet article évoque uniquement la personnalisation du ruban dans le client Microsoft Project. Dans le cadre d’environnements Project Server ou Project Online, il est possible de mieux piloter l’activité projet en exploitant ou en personnalisant certaines fonctionnalités, en s’appuyant sur les processus de gestion de projet.

Sites de projets

Il est possible de définir un modèle de site collaboratif de projet avec une structure de dossiers préconfigurée. Des modèles de documents peuvent être définis pour chaque étape du cycle de vie du projet.

Un wiki peut être utile pour recenser les leçons apprises.

Centre de projets

Le ruban du centre de projets de Project Web App ne peut pas être modifié. Mais des affichages personnalisés peuvent être créés en rapport avec les phases du processus de gestion de projet (depuis le démarrage jusqu’à la clôture du projet) pour obtenir une expérience utilisateur similaire à celle du client Microsoft Project une fois le ruban personnalisé mis en œuvre.

Flux de travail (workflows)

Des workflows peuvent être imaginés et mis en œuvre avec les fonctionnalités standards de SharePoint Server pour supporter le cycle de vie des projets depuis leur initialisation jusqu’à leur clôture.

Modèles de projets

Enfin et surtout, il faut bien sûr penser à utiliser des modèles de plannings conformes aux processus, améliorant la productivité et facilitant l’utilisation de Microsoft Project.

Conclusion

La création d’un ruban personnalisé est une personnalisation relativement facile à mettre en œuvre pour adapter Microsoft Project aux besoins de chacun. En entreprise, cela facilite l’adoption des processus de gestion de projet définis, améliore la qualité des données et facilite la prise en main de Microsoft Project.

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