Améliorer sa productivité en implémentant dans Microsoft Project les processus de gestion de projet (par Markus Waldinger)

Markus-Waldinger_avatar-80x80Cet article est une traduction/adaptation de l’excellent article publié par mon éminent collègue de Campana & Schott Markus Waldinger (également MVP Microsoft Project) sur le site américain du MPUG. Pour consulter l’article original en anglais, cliquer ici.

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Avec l’introduction du ruban pour Microsoft Office 2007 puis Microsoft Project 2010, Microsoft a changé la manière de travailler sur les projets. D’un point de vue conceptuel, cela fait sens de regrouper tous les fonctionnalités liées aux tâches, aux ressources ou aux projets dans des onglets dédiés. Mais d’un point de vue des utilisateurs, il est toujours possible d’améliorer sensiblement la navigation entre les différents onglets du ruban, et ce même avec la version 2013 : les planificateurs et les chefs de projet doivent encore naviguer fréquemment entre les différents onglets, par exemple pour travailler avec la vue Gantt suivi (accessible depuis l’onglet Tâche) puis pour enregistrer une nouvelle référence (via l’onglet Projet).

Serait-il possible d’améliorer la productivité des utilisateurs et de travailler plus efficacement avec un ruban personnalisé ? La réponse est sans aucun doute oui. Par exemple, en personnalisant le ruban pour qu’il reflète les processus standards de gestion de projet édictés par le Project Management Institute (PMI) ou le CMMI… ou vos propres processus.

Les groupes de processus de management de projet (étapes du cycle de vie des projets) tels que définis dans le PMBOK ont été retenus pour la suite de cet article :

  1. Démarrage (Initiation)
  2. Planification (Planning)
  3. Exécution (Execution)
  4. Surveillance et maîtrise (Controlling)
  5. Clôture (Closing)

Personnalisation du ruban

Un ruban personnalisé peut être créé dans Project Professional 2013 (tout le contenu de cet article s’applique également à la version 2010). En voici un exemple :

CR1

Au lieu de naviguer dans le client Microsoft Project via différents onglets (comme Tâche, Ressource ou Projet), un nouvel onglet, Process, a été créé, à partir de fonctionnalités standards. L’idée est d’agréger les commandes les plus utilisées comme Ouvrir (Open), Enregistrer (Save) ou Publier (Publish – la publication s’adressant uniquement aux utilisateurs de Project Server ou Online) et de les rendre facilement accessibles.

Le groupe pour la phase de démarrage (Initiation) permet l’accès à des fonctions utiles au lancement d’un projet, comme créer un projet à partir d’un modèle, afficher la boîte de dialogue d’informations sur le projet ou définir le planning de référence du projet. Plutôt que de naviguer à travers le ruban et ouvrir une boîte de dialogue, cette dernière fonctionnalité est facilement accessible en un seul clic (pour enregistrer la référence « 0 »). Cette commande peut être créée aisément via une macro d’une seule ligne (d’autant plus que celle-ci peut être créée via l’enregistreur de macros !).

CR2

L’étape suivante consiste ensuite à planifier le projet, à créer l’équipe projet et à affecter les ressources. Dans un environnement Project Server ou Online, la fonction Plan Resources permet d’ouvrir la boîte de dialogue d’ajout de ressources à partir du pool de ressources d’entreprise. Dans le cas d’une utilisation locale, elle permet d’ouvrir le tableau des ressources pour créer de nouvelles ressources.

CR3

Une autre fonctionnalité réalisée via une simple macro permet de fixer le travail des tâches où il a été défini, évitant ainsi un recalcul du travail en cas de modification de la durée des tâches (bien sûr, la durée peut être fixée de la même manière en fonction du contexte), facilitant la vie des chefs de projet et planificateurs débutants ou expérimentés. Un travail d’analyse des macros créées s’avère utile dans tous les cas de figure : une gestion d’erreurs doit être prévue pour gérer des cas particuliers (tâches externes, tâches – lignes – vides…) qui pourrait stopper l’exécution de la macro.

Alors que la phase de clôture (Closing) répète volontairement certaines étapes de la phase de démarrage (Initiating), comme Mettre à jour les informations du projet (Update Project Information), Enregistrer (Save) ou Publier (Publish), le groupe Controlling est simple et rappelle à l’utilisateur les différents vues et fonctionnalités de pilotage du projet. Indicators permet l’affichage d’une vue spécifique du diagramme de Gantt filtrant les tâches affichant des indicateurs graphiques. Work affiche une vue modifiée de type Utilisation des tâches dans le client.

CR4

La création de rapports dédiés – non détaillée dans cet article – renforce l’intérêt d’un ruban personnalisé. Alors que l’on pourrait imaginer un bouton additionnel pour la création de rapports, ceux-ci (nouveaux rapports de Project 2013 ou rapports visuels existants depuis la version 2007) méritent un onglet dédié. Exploiter toute la valeur apportée par les différents rapports (graphique « Burndown », analyse des plans de charge…) dans cet onglet évite de surcharger l’onglet Process.

CR5

Utilisation du Global.MPT

Comment réaliser ces améliorations dans le client Microsoft Project ? En modifiant le modèle global, autrement dit le fichier Global.MPT. Celui-ci est spécifique à chaque profil utilisateur et peut être mis à jour au travers d’une boîte de dialogue qui permet d’ajouter de nouveaux boutons, des fonctionnalités et de les combiner dans un onglet personnalisé.

CR6

Complément : avec Microsoft Project Server ou Project Online, l’administrateur de la solution peut paramétrer le modèle global d’entreprise afin que soit automatiquement proposé à l’ensemble des utilisateurs un ruban personnalisé à l’ouverture de Microsoft Project. Un article de ce blog décrit la procédure à suivre.

Environnements Project Server ou Project Online : pour aller plus loin

Cet article évoque uniquement la personnalisation du ruban dans le client Microsoft Project. Dans le cadre d’environnements Project Server ou Project Online, il est possible de mieux piloter l’activité projet en exploitant ou en personnalisant certaines fonctionnalités, en s’appuyant sur les processus de gestion de projet.

Sites de projets

Il est possible de définir un modèle de site collaboratif de projet avec une structure de dossiers préconfigurée. Des modèles de documents peuvent être définis pour chaque étape du cycle de vie du projet.

Un wiki peut être utile pour recenser les leçons apprises.

Centre de projets

Le ruban du centre de projets de Project Web App ne peut pas être modifié. Mais des affichages personnalisés peuvent être créés en rapport avec les phases du processus de gestion de projet (depuis le démarrage jusqu’à la clôture du projet) pour obtenir une expérience utilisateur similaire à celle du client Microsoft Project une fois le ruban personnalisé mis en œuvre.

Flux de travail (workflows)

Des workflows peuvent être imaginés et mis en œuvre avec les fonctionnalités standards de SharePoint Server pour supporter le cycle de vie des projets depuis leur initialisation jusqu’à leur clôture.

Modèles de projets

Enfin et surtout, il faut bien sûr penser à utiliser des modèles de plannings conformes aux processus, améliorant la productivité et facilitant l’utilisation de Microsoft Project.

Conclusion

La création d’un ruban personnalisé est une personnalisation relativement facile à mettre en œuvre pour adapter Microsoft Project aux besoins de chacun. En entreprise, cela facilite l’adoption des processus de gestion de projet définis, améliore la qualité des données et facilite la prise en main de Microsoft Project.

A propos Vincent Capitaine

Consultant Senior - Management de projet et de portefeuille - MCTS, MCITP & Microsoft Project MVP
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3 commentaires pour Améliorer sa productivité en implémentant dans Microsoft Project les processus de gestion de projet (par Markus Waldinger)

  1. Ping : Améliorer sa productivité en implémentant dans Microsoft Project les processus de gestion de projet (par Markus Waldinger) | DantotsuPM.com

  2. Maxime Joly dit :

    « Cette commande peut être créée aisément via une macro d’une seule ligne  »
    Excellent ! mais quelle est-elle ? C’est précisément LE point important de cet article. La personnalisation du ruban ne permet pas de descendre plus bas que le groupe.

    • Bonjour Maxime,

      La macro d’une seule ligne (enregistrement d’un planning de référence « 0 » – évoquée dans l’article) :

      Sub Macro()
      BaselineSave All:=True, Copy:=0, Into:=0
      End Sub

      Bien cordialement,

      Vincent Capitaine

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