Créer des indicateurs graphiques dans un planning Microsoft Project

(Nota : un clic sur les captures d’écran permet de les afficher à leur taille réelle)

Pour repérer facilement les tâches qui dérivent dans un planning (ou, dans le cadre de l’utilisation de Microsoft Project Server, repérer les projets du portefeuille qui dérivent dans une vue du Centre de projets), la création d’indicateurs graphiques (finalement, des KPI – Key Performance Indicators – de chaque tâche ou du projet) peut s’avérer utile.

Généralement, les indicateurs sont basés sur la comparaison entre la situation courante du projet et une référence enregistrée (appelée « planning de référence » avec Project 2013 ou « planification initiale » dans les versions antérieures et « Baseline » en anglais). Les demandes les plus courantes sont d’avoir des indicateurs graphiques :

  • de dérive du travail ou des coûts ;
  • de dérive de la durée ;
  • de dérive de la date de fin.

Pour rappel, pour enregistrer une référence de projet avec la version 2013 de Microsoft Project : accéder à l’onglet Projet du ruban puis choisir la commande Définir le planning de référence.

Référence1 Référence2

L’enregistrement du planning de référence a pour effet de copier les informations courantes du projet (présente dans les champs Durée, Début, Fin, Travail, Coût…) dans des champs nommés Durée de référence (ou Durée planifiée jusqu’à la version 2010 de Project), Durée de référence 1, Durée de référence 2, Coût de référence 7… (le numéro derrière le nom du champ correspond à la référence enregistrée, Microsoft Project étant en mesure d’enregistrer jusqu’à 11 références différentes d’un même planning – chacune d’entre elles pouvant être à tout moment mise à jour ou remplacée si besoin).

Il est donc possible d’envisager une comparaison par exemple entre le champ Durée et le champ Durée de référence, entre le champ Travail et Travail de référence… (D’ailleurs, des champs existent à cet effet : Variation de durée, Variation de travail par exemple – en anglais Duration variance ou Work variance), au-delà de l’affichage de la référence directement dans le diagramme de Gantt (via des barres grises par défaut).

Dans le planning ci-dessous, une référence a été enregistrée et le planning a été mis à jour :

Planning

Il a les spécificités suivantes, relativement faciles à identifier vu le nombre de tâches  :

  • Du travail a été identifié au niveau de la tâche B supérieur au travail de référence enregistré précédemment ;
  • La tâche C dure plus longtemps que prévu initialement ;
  • La tâche D a été créée après l’enregistrement de la référence, elle n’a donc pas de durée de référence ni de travail de référence ;
  • Le jalon Fin n’a pas de durée ni de charge (normal !)

Imaginons désormais un planning de plus de 100 tâches : repérer d’un coup d’œil les écarts/dérives sera beaucoup moins évident ! La création d’un indicateur graphique au niveau de chaque tâche peut s’avérer précieux.

Prenons l’exemple d’un indicateur de dérive du travail qui devra traiter les cas suivants (davantage de cas peuvent être imaginés pour encore plus de précision – il ne s’agit que d’un exemple) :

  • il s’agit d’un jalon, l’affichage d’un indicateur n’est pas pertinent (les jalons ayant une durée nulle, aucune charge ne peut leur être associée ;
  • la tâche n’a pas de travail de référence ;
  • le travail ne dérive pas par rapport au travail de référence ;
  • le travail dérive de moins de 10 % par rapport au travail de référence ;
  • le travail dérive de plus de 10 % par rapport au travail de référence.

La définition d’un tel indicateur consiste à créer un champ personnalisé calculé auquel on associe ensuite des indicateurs graphiques.

1ère étape : créer un champ personnalisé

Pour créer un champ personnalisé depuis Microsoft Project (la même chose peut être réalisée directement depuis Project Web App par un administrateur fonctionnel, dans le cas de l’utilisation de Microsoft Project Server) : onglet Projet > Champs personnalisés (1).

Choisir dans le cas présent un champ de niveau Tâche (2) et de type Nombre (3) puis le renommer et l’appeler « Dérive Travail » (4).

Champ1

2ème étape : créer la formule de calcul

La formule à créer doit être capable de gérer les différents cas cités précédemment. Le choix est fait d’utiliser des conditions imbriquées (en utilisant la fonction iif()). Pour créer la formule, cliquer, dans la rubrique Attributs personnalisés, sur le bouton Formule… La formule à saisir peut être la suivante :

IIf([Jalon]=Oui;-99999;IIf([Travail de référence]=0;-999999;[Variation de travail]/[Travail]))

Comme des valeurs numériques sont attendues, la formule renvoie une des trois valeurs suivantes :

  • la valeur -99999 s’il s’agit d’un jalon (il s’agit d’une valeur improbable qui ne pourra pas être renvoyée par le calcul du taux de variation) ;
  • la valeur -999999 s’il n’y a pas de travail de référence ;
  • le calcul du taux de variation (entre le travail et le travail de référence) si les deux premiers cas n’ont pas été repérés.

Formule

Pour que le calcul s’effectue également au niveau des tâches récapitulatives, l’option Utiliser une formule doit être sélectionnée dans la rubrique Calcul pour les lignes récapitulatives de tâches et de groupes.

3ème étape : créer les indicateurs graphiques

Pour créer ensuite les indicateurs graphiques, cliquer sur le bouton Indicateurs graphiques de la rubrique Valeurs à afficher. Déterminer les cas de figure possible (via la définition de tests) et choisir une image. En cochant la case Afficher les valeurs des données dans les info-bulles, les valeurs s’afficheront lors du survol de l’image par le pointeur de la souris.

Indicateurs

Les tests effectués sont les suivants (l’ordre de création est important) :

  • Egal à -99999 = image « tiret » (pour les jalons)
  • Egal à -999999 = image « horloge » (pour les tâches sans travail de référence)
  • Inférieur ou égal à 0 = image « smiley heureux vert »
  • Inférieur ou égal à 0,1 = image « smiley neutre jaune »
  • Supérieur à 0,1 = image « smiley rouge mécontent »

4ème étape : afficher dans la table le champ personnalisé créé

Insertion colonneUn clic droit sur un en-tête de colonne de la table affichée permet de faire apparaître un menu contextuel où apparaît la commande Insérer une colonne. Choisir enfin le champ « Dérive Travail » dans la liste.

Le résultat est le suivant :

Résultat planning

Le même type de formules peut être imaginé pour une analyse des dérives des coûts et des durées. Pour les écarts de dates, le calcul d’un taux de variation n’est pas possible, le calcul d’un écart entre deux dates est nécessaire. La fonction ProjDateDiff() peut être utilisée à cet effet (pour mesurer par exemple l’écart entre la fin et la fin de référence d’une tâche).

A propos Vincent Capitaine

Consultant Senior - Management de projet et de portefeuille - MCTS, MCITP & Microsoft Project MVP
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