Project Online ou Project Server 2013 : comment choisir ?

Microsoft Project Online est disponible depuis quelques jours et il s’agit véritablement de la nouveauté majeure du nouveau Project. Il s’agit d’une offre hébergée de (et par) Microsoft de gestion de projet d’entreprise. Pour faire simple : il s’agit ni plus ni moins que Microsoft Project Server 2013 intégré à l’offre Office 365 de Microsoft. Avec quelques différences fonctionnelles.

Pour information, les principaux datacenters de Microsoft en Europe sont situés à Amsterdam et à Dublin. Microsoft dit assurer une localisation en Europe (c’est-à-dire au plus proche) des données de ces futurs clients français. Pour être plus précis, Amsterdam est le datacenter principal pour les données autour de l’offre hébergée SharePoint (et donc Project Online) et Dublin plutôt destiné aux données liées à l’offre Exchange Online (mais avec une réplication des données d’un datacenter à l’autre).

Anecdote amusante racontée par Bernard Ourghanlian (Directeur technique et sécurité chez Microsoft France) lors des TechDays, l’unité au niveau de l’infrastructure des datacenters Microsoft n’est pas le disque dur, la carte réseau ni même le serveur, mais le container (un container contient entre 2500 et 4000 serveurs). Cela signifie qu’au niveau des datacenters, c’est tout un container qui est remplacé lorsqu’une certaine quantité de serveurs de ce container sont inopérants ! Les techniciens n’interviennent pas « à l’intérieur » des containers.

La question se pose désormais d’un choix entre Microsoft Project Online et l’installation de Microsoft Project au sein de l’infrastructure interne des organisations. Comme cela a été rappelé lors des derniers Microsoft TechDays 2013 au Palais des Congrès, plusieurs facteurs permettent d’orienter le choix à réaliser. Il est ainsi nécessaire d’étudier :

1. Les modèles économiques proposés

  • Microsoft Project Online = offre de souscription (location). La souscription est également possible pour Microsoft Project Professional 2013. Pour en savoir davantage, cliquer ici.
  • Microsoft Project Server 2013 = mode d’acquisition « traditionnel » (achat de licences). L’estimation financière doit, dans le cas d’une acquisition de Project Server 2013, tenir compte du fait que l’organisation dispose déjà (ou non) de SharePoint Server, de SQL Server (et des CAL associées – licences d’accès pour les utilisateurs – nécessaires)…

2. Les besoins fonctionnels couverts

  • Microsoft Project Online a des limitations fonctionnelles parmi lesquelles : les capacités de reporting/business intelligence limitées (pas de cubes OLAP, pas d’accès aux bases de données pour créer des rapports Reporting Services…), l’inaccessibilité à l’administration centrale de SharePoint, les possibilités en terme de développements, l’impossibilité de mettre en place des alertes par e-mails, l’absence de sauvegarde/restauration administrative…

3. Les services proposés

  • Un des points forts de Microsoft Project Online est qu’il s’agit d’une offre de service intégrant non seulement la mise à disposition des outils mais aussi la maintenance de ceux-ci (passage des correctifs…) ainsi que l’accès au support communautaire Microsoft.
  • Avec Microsoft Project Server 2013, on acquiert « juste » les licences permettant l’installation de l’outil.

4. Les capacités en ressources internes (humaines et matérielles)

  • Si au sein de l’organisation les compétences autour des technologies Microsoft sont rares (pour Project Server : compétences SQL Server, SharePoint, Project Server…) pour la maintenance et l’administration des serveurs, alors Microsoft Project Online est une alternative intéressante.
  • Aussi, l’installation de Microsoft Project Server 2013 nécessite la mise à disposition d’une infrastructure (serveurs) interne et cela représente un coût non négligeable au démarrage du projet. Avec Microsoft Project Online, ce n’est pas un problème.

5. Les volumétries (nombre de projets, de ressources) et la durée d’utilisation

  • Le nombre de ressources a un impact immédiat au niveau des estimations financières. Plus le nombre d’utilisateurs est important, plus l’amortissement de l’investissement de Microsoft Project Server 2013 (licences, serveurs…) sera concurrentiel à court/moyen terme par rapport à Project Online.
  • Si le nombre d’utilisateurs doit potentiellement évoluer, Microsoft Project Online offre peut-être davantage de flexibilité.
  • La durée d’utilisation est également à prendre en compte : s’il s’agit de mettre en place une solution de gestion de projet d’entreprise pour un programme (ou projet complexe) spécifique borné dans le temps, Microsoft Project Online aura certainement un avantage.

6. Les délais de mise en œuvre requis

  • Avec Microsoft Project Online, la mise à disposition d’un tenant est « immédiate ». Avec Microsoft Project Server 2013, il faut attendre la disponibilité des serveurs, que les équipes compétentes installent la solution… avant de pouvoir commencer à utiliser l’outil.
  • Dans les deux cas de figure, il est néanmoins nécessaire de tenir compte du temps nécessaire au paramétrage de l’outil (atelier de spécifications, paramétrage, recette fonctionnelle…)

7. La sensibilité et la sécurité des données

A propos Vincent Capitaine

Consultant Senior - Management de projet et de portefeuille - MCTS, MCITP & Microsoft Project MVP
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