Travail, Durée, Capacité : types de tâches et calculs avec Microsoft Project 2010

Le calcul de la durée, de la capacité et du travail en fonction du paramétrage retenu est un sujet redondant et souvent une source d’incompréhensions pour les utilisateurs de Microsoft Project, lors de l’affectation des ressources.

La formule de calcul à retenir et à maîtriser est la suivante :

Travail = Durée x Capacité

Le principe de base pour les calculs est le suivant : une des trois donnée est « fixée » (c’est-à-dire qu’elle ne sera plus recalculée par Microsoft Project dès lors qu’elle aura été définie), une seconde est modifiée et donc la troisième recalculée.

Avec la version 2010 de Microsoft Project, la difficulté s’est accrue puisque désormais deux champs représentent la capacité :

  • le premier, le champ Unités, permet la saisie de la capacité par l’utilisateur. Lorsque ce champ a été défini, il devient invariant (et n’est donc plus recalculé par Microsoft Project) et est utilisé pour le calcul de la durée lorsque le travail est modifié (et inversement)
  • le second, le champ Pointe, est le résultat du calcul Travail / Durée ; il est en particulier mis à jour lorsque ces deux données sont modifiées (il ne peut être modifié par l’utilisateur). Ce champ est peu visible dans l’outil puisqu’il faut utiliser un affichage de niveau affectation (comme par exemple « Utilisation des tâches ») pour le visualiser (et malheureusement rien n’a été prévu semble-t-il à ce jour par Microsoft pour que cela s’améliore avec la future version 2013 !).

Pour cette raison, je viens de réaliser un nouveau tableau récapitulatif des calculs avec Microsoft Project 2010 que je vous livre ci-après (cliquer sur l’image pour l’agrandir).

A propos Vincent Capitaine

Consultant Senior - Management de projet et de portefeuille - MCTS, MCITP & Microsoft Project MVP
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15 commentaires pour Travail, Durée, Capacité : types de tâches et calculs avec Microsoft Project 2010

  1. Vincent RUIZ dit :

    Bonjour,

    Cette notion de pointe existe aussi sur la version 2007.

    • Bonjour,

      Effectivement le champ Pointe existait. La différence notable est qu’il revêt avec la version 2010 un intérêt plus important qu’avec la version 2007, ceci étant lié au fait que le fonctionnement du champ Unités a été revu.

      Merci pour cette précision.

      Bien cordialement,

      Vincent Capitaine

  2. Philippe Enhco dit :

    Bonjour,
    Un comportement de MSP 2007 me laisse perplexe. Je souhaite piloter par l’effort une tâche à durée fixe de 3 jours, sur une charge de 5hj. Lorsque j’affecte une ressource, le taux d’occupation de celle-ci est de 167%, ce qui est logique.
    Cette ressource étant sur-occupée, j’en affecte une seconde. Le logiciel choisit alors de répartir les taux de 104% pour ress1 et 63% pour ress2… et je ne comprends pas ce résultat.
    Sauriez-vous m’en dire plus ??
    Pourquoi ne pas avoir fait le choix d’une répartition 100% et 67% (par exemple), ce qui m’éviterait d’avoir une 3ème ressource à affecter (puisqu’avec 104% c’est la tendance à prendre).
    Ne sachant pas si ce type de requête peut-être laissée ici, je comprendrais que vous me renvoyiez vers d’autres liens.
    Merci pour votre aide et vos éclairages.
    cordialement.

    • Bonjour Monsieur,

      Voilà comment expliquer le comportement que vous décrivez dans Microsoft Project. Un grand merci à mon camarade Anthony Etchandy qui m’a soufflé la réponse à votre question !

      Bien cordialement,

      Vincent Capitaine

      Première étape

      Vous affectez la première ressource (tâche de type durée fixe, pilotée par l’effort) : 5 jours de charge, durée de la tâche 3 jours, capacité calculée = 167 %

      Deuxième étape

      Vous ajoutez une ressource. La capacité passe à 267 %, mais avec la répartition qui s’effectue automatiquement (ceci étant lié au type de tâche choisi et au pilotage par l’effort) dans l’outil :
      – pour la première ressource (initialement affectée) : (167/267) de 5 jours de charge = 3,13 jours de charge à répartir sur 3 jours de délai -> 1,04 jour de charge/jour = 104 %
      – pour la deuxième ressource (ajoutée) : (100/267) de 5 jours de charge = 1,87 jours de charge à répartir sur 3 jours de délai -> 0,67jour de charge/jour = 67 %

      • Philippe Enhco dit :

        Un grand merci à vous deux (j’inclue Mr Etchandy) pour vos explications. Juste pour pinailler, 1,87/3 = 0,62333… et je retrouve mes 63%.

        Ceci m’a également permis de faire une GRRRANDE découverte (qui sera certainement anecdotique pour vous) : l’affectation de ressources sur une tâche est structurante sur le taux d’occupation. Affecter 3 ressources l’une après l’autre (en validant chaque affectation unitairement, donc) sur ma tâche précitée, permet d’obtenir le résultat de 65% pour ress1, 39% pour ress2 et 63% pour ress3 (ce que j’explique très bien maintenant grâce à vous). En revanche, affecter simultanément ces 3 ressources (en validant l’ensemble des 3 ressources une seule fois par OK dans la fiche détaillée de la tâche), permet d’obtenir le résultat de 56% pour chacune d’entre elles… point de détail qui me sera fort utile pour la suite.

        J’en profite également pour vous remercier pour votre publication chez Dunod (« Réussir ses projets avec Microsoft Project »). Même si personnellement j’ai besoin de plus d’explications de fonds (d’où nos échanges actuels…), l’approche pragmatique de ces fiches est très appréciable.

        Très bonne journée à vous🙂

  3. Philippe Baguette dit :

    Bonjour,

    J’ai une question qui m’a été posée récemment et à laquelle j’ai répondu sur base de mon expérience. Je souhaitais cependant obtenir votre avis.

    Une planification est créée avec MSP sur base de tâches pilotées par l’effort (travail fixe). Au début du projet, en fonction des interactions entre les tâches, chacune d’elles a une date de début et de fin fixée automatiquement par l’outil. On me dit qu’il faudrait, par la suite, que ces dates ne bougent pas de façon à toujours « montrer » un projet « dans les temps ». De mon côté, j’ai répondu que c’était justement le but de MSP d’avertir le responsable du projet d’un éventuel dépassement en fonction de l’avancement des travaux et qu’il était donc logique que les dates bougent, avec la responsabilité du chargé de projet de faire ce qu’il faut (augmenter la charge de travail, adapter les contraintes, …) pour ramener les dates comme souhaité.

    Merci d’avance pour votre avis sur la question.

    • Bonjour,

      Je suis totalement en accord avec votre analyse. Comme je le dis plus vulgairement lorsque j’anime une formation : « Project, avant tout, ça ne sert qu’à une seule chose : montrer que le projet va dans le mur (ou non) ! ». Bien évidemment, un planning Project permet au chef de projet de détecter les problèmes potentiels de planification de son projet : démontrer un écart, une dérive, entre la situation initiale (de référence) du projet et la situation actualisée du projet est l’objet principal de Microsoft Project en phase de pilotage, en particulier les dérives de délais ou de dates (car les plus faciles à identifier sur un diagramme de Gantt) !

      Après, un chef de projet doit toujours montrer sincèrement les difficultés de son projet. Un outil comme Project ne sert à rien s’il ne s’agit que de « dessiner » un joli diagramme de Gantt en début de projet.

      Et puis, les dérives des délais et des dates, dans un planning, sont comme vous le mentionnez, potentielles : leur analyse permet d’anticiper davantage et de trouver des solutions à ces dérives.

      Autre remarque : figer les durées des tâches ne signifie pas figer les dates de fin des tâches et du projet ! Si une tâche commence en retard, avec une durée fixe, alors elle finira plus tard que prévu !

  4. Alex Dbard dit :

    Bonjour,

    Je débute sur Msp et je n’arrive pas à déchiffrer le comportement du travail de mes ressources.
    Je vous explique:
    D’après une tâche pilotée par l’effort sur une durée fixée, je souhaite doubler mon effectif en homme. Dans le but que MSP me calcul un travail double.

    Le problème que je rencontre c’est que sur les mêmes paramètres, certaines tâches ne veulent pas mettre à jour la quantité de travail. Le travail reste le même que je mette 200% ou 300%.
    Alors que sur d’autres tâches, cela fonctionne parfaitement.
    J’ai l’impression que cela est lié au fait que les tâches problématiques soient déjà achevées…car cela fonctionne sur les tâches non démarrées.
    Comment pourrais-je bipasser ce problème sans devoir entrer toutes les données d’unités et de travail à la main ?

    Merci de votre réponse

    • Bonjour,

      Ajouter via la colonne « Noms ressources » une nouvelle affectation de ressources à une tâche achevée à en effet pour conséquence d’ajouter la ressource en lui attribuant 0 heure de travail.

      Vous avez dans votre question trouvé la solution : pour arriver au comportement que vous escomptez, réalisez les affectations de ressources sur des tâches non achevées !

      Bien cordialement,

      Vincent Capitaine

  5. Hugues Boris TUENO dit :

    la commande « assistant diagramme de gantt » pour la mise en forme avant impression existe t – elle dans la version 2010? si oui où la trouve t on?

    • Bonjour,

      L’assistant Diagramme de Gantt n’est plus présenté par défaut dans le ruban de Microsoft Project 2010 (et 2013) car les options de personnalisation du diagramme de Gantt sont proposées dans l’onglet « Format/Diagramme de Gantt ».

      Cependant, il existe toujours et il est possible de l’ajouter au ruban (ou à la barre d’accès rapide), via les options de Project (onglet « Fichier » > « Options » > rubrique « Personnaliser le ruban » ou « Barre d’outils d’accès rapide »). Attention, choisir la catégorie « Toutes les commandes » pour être certain de retrouver cette fonctionnalité !

      Bien cordialement,

      Vincent Capitaine

  6. Daniela dit :

    bonjour

    actuellement je suis en BTS MUC 2 eme année en alternance. Cette année je dois faire un projet sur mon entreprise et donc mon projet est de mettre un terrasse chauffante en place qui coûte 15 000€. En effet ma question est : comment dois je calculer le temps de ma terrasse c’est à dire dans combien de temps la terrasse sera rentable????

    merci d’avance

    • Bonjour,

      Project ne vous permettra pas de calculer cette information. Vous devez déterminer la chose suivante : combien de mois est-il nécessaire pour générer un profit de 15000 euros supplémentaires liés à l’utilisation de la terrasse chauffante (par exemple, cela permet d’accueillir x personnes pendant 4 mois supplémentaires chaque année et cela représente une marge de x euros/personne) ?

      Bien cordialement,

      Vincent Capitaine

  7. CARDEL dit :

    Comment calculer la capacité d’une ressource Exemple: 5 techniciens sup (100% chacun) ?

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