Améliorer sa productivité en implémentant dans Microsoft Project les processus de gestion de projet (par Markus Waldinger)

Markus-Waldinger_avatar-80x80Cet article est une traduction/adaptation de l’excellent article publié par mon éminent collègue de Campana & Schott Markus Waldinger (également MVP Microsoft Project) sur le site américain du MPUG. Pour consulter l’article original en anglais, cliquer ici.

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Avec l’introduction du ruban pour Microsoft Office 2007 puis Microsoft Project 2010, Microsoft a changé la manière de travailler sur les projets. D’un point de vue conceptuel, cela fait sens de regrouper tous les fonctionnalités liées aux tâches, aux ressources ou aux projets dans des onglets dédiés. Mais d’un point de vue des utilisateurs, il est toujours possible d’améliorer sensiblement la navigation entre les différents onglets du ruban, et ce même avec la version 2013 : les planificateurs et les chefs de projet doivent encore naviguer fréquemment entre les différents onglets, par exemple pour travailler avec la vue Gantt suivi (accessible depuis l’onglet Tâche) puis pour enregistrer une nouvelle référence (via l’onglet Projet).

Serait-il possible d’améliorer la productivité des utilisateurs et de travailler plus efficacement avec un ruban personnalisé ? La réponse est sans aucun doute oui. Par exemple, en personnalisant le ruban pour qu’il reflète les processus standards de gestion de projet édictés par le Project Management Institute (PMI) ou le CMMI… ou vos propres processus.

Les groupes de processus de management de projet (étapes du cycle de vie des projets) tels que définis dans le PMBOK ont été retenus pour la suite de cet article :

  1. Démarrage (Initiation)
  2. Planification (Planning)
  3. Exécution (Execution)
  4. Surveillance et maîtrise (Controlling)
  5. Clôture (Closing)

Personnalisation du ruban

Un ruban personnalisé peut être créé dans Project Professional 2013 (tout le contenu de cet article s’applique également à la version 2010). En voici un exemple :

CR1

Au lieu de naviguer dans le client Microsoft Project via différents onglets (comme Tâche, Ressource ou Projet), un nouvel onglet, Process, a été créé, à partir de fonctionnalités standards. L’idée est d’agréger les commandes les plus utilisées comme Ouvrir (Open), Enregistrer (Save) ou Publier (Publish – la publication s’adressant uniquement aux utilisateurs de Project Server ou Online) et de les rendre facilement accessibles.

Le groupe pour la phase de démarrage (Initiation) permet l’accès à des fonctions utiles au lancement d’un projet, comme créer un projet à partir d’un modèle, afficher la boîte de dialogue d’informations sur le projet ou définir le planning de référence du projet. Plutôt que de naviguer à travers le ruban et ouvrir une boîte de dialogue, cette dernière fonctionnalité est facilement accessible en un seul clic (pour enregistrer la référence "0"). Cette commande peut être créée aisément via une macro d’une seule ligne (d’autant plus que celle-ci peut être créée via l’enregistreur de macros !).

CR2

L’étape suivante consiste ensuite à planifier le projet, à créer l’équipe projet et à affecter les ressources. Dans un environnement Project Server ou Online, la fonction Plan Resources permet d’ouvrir la boîte de dialogue d’ajout de ressources à partir du pool de ressources d’entreprise. Dans le cas d’une utilisation locale, elle permet d’ouvrir le tableau des ressources pour créer de nouvelles ressources.

CR3

Une autre fonctionnalité réalisée via une simple macro permet de fixer le travail des tâches où il a été défini, évitant ainsi un recalcul du travail en cas de modification de la durée des tâches (bien sûr, la durée peut être fixée de la même manière en fonction du contexte), facilitant la vie des chefs de projet et planificateurs débutants ou expérimentés. Un travail d’analyse des macros créées s’avère utile dans tous les cas de figure : une gestion d’erreurs doit être prévue pour gérer des cas particuliers (tâches externes, tâches – lignes – vides…) qui pourrait stopper l’exécution de la macro.

Alors que la phase de clôture (Closing) répète volontairement certaines étapes de la phase de démarrage (Initiating), comme Mettre à jour les informations du projet (Update Project Information), Enregistrer (Save) ou Publier (Publish), le groupe Controlling est simple et rappelle à l’utilisateur les différents vues et fonctionnalités de pilotage du projet. Indicators permet l’affichage d’une vue spécifique du diagramme de Gantt filtrant les tâches affichant des indicateurs graphiques. Work affiche une vue modifiée de type Utilisation des tâches dans le client.

CR4

La création de rapports dédiés – non détaillée dans cet article – renforce l’intérêt d’un ruban personnalisé. Alors que l’on pourrait imaginer un bouton additionnel pour la création de rapports, ceux-ci (nouveaux rapports de Project 2013 ou rapports visuels existants depuis la version 2007) méritent un onglet dédié. Exploiter toute la valeur apportée par les différents rapports (graphique « Burndown », analyse des plans de charge…) dans cet onglet évite de surcharger l’onglet Process.

CR5

Utilisation du Global.MPT

Comment réaliser ces améliorations dans le client Microsoft Project ? En modifiant le modèle global, autrement dit le fichier Global.MPT. Celui-ci est spécifique à chaque profil utilisateur et peut être mis à jour au travers d’une boîte de dialogue qui permet d’ajouter de nouveaux boutons, des fonctionnalités et de les combiner dans un onglet personnalisé.

CR6

Complément : avec Microsoft Project Server ou Project Online, l’administrateur de la solution peut paramétrer le modèle global d’entreprise afin que soit automatiquement proposé à l’ensemble des utilisateurs un ruban personnalisé à l’ouverture de Microsoft Project. Un article de ce blog décrit la procédure à suivre.

Environnements Project Server ou Project Online : pour aller plus loin

Cet article évoque uniquement la personnalisation du ruban dans le client Microsoft Project. Dans le cadre d’environnements Project Server ou Project Online, il est possible de mieux piloter l’activité projet en exploitant ou en personnalisant certaines fonctionnalités, en s’appuyant sur les processus de gestion de projet.

Sites de projets

Il est possible de définir un modèle de site collaboratif de projet avec une structure de dossiers préconfigurée. Des modèles de documents peuvent être définis pour chaque étape du cycle de vie du projet.

Un wiki peut être utile pour recenser les leçons apprises.

Centre de projets

Le ruban du centre de projets de Project Web App ne peut pas être modifié. Mais des affichages personnalisés peuvent être créés en rapport avec les phases du processus de gestion de projet (depuis le démarrage jusqu’à la clôture du projet) pour obtenir une expérience utilisateur similaire à celle du client Microsoft Project une fois le ruban personnalisé mis en œuvre.

Flux de travail (workflows)

Des workflows peuvent être imaginés et mis en œuvre avec les fonctionnalités standards de SharePoint Server pour supporter le cycle de vie des projets depuis leur initialisation jusqu’à leur clôture.

Modèles de projets

Enfin et surtout, il faut bien sûr penser à utiliser des modèles de plannings conformes aux processus, améliorant la productivité et facilitant l’utilisation de Microsoft Project.

Conclusion

La création d’un ruban personnalisé est une personnalisation relativement facile à mettre en œuvre pour adapter Microsoft Project aux besoins de chacun. En entreprise, cela facilite l’adoption des processus de gestion de projet définis, améliore la qualité des données et facilite la prise en main de Microsoft Project.

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Un événement majeur à venir (25-26 novembre 2014) : "Collaboration Universelle en Entreprise par Microsoft et son écosystème"

CUEMicrosoft et son écosystème (partenaires, clients, experts, MVPs…) organise un grand événement à Issy-les-Moulineaux (Palais des Congrès) les 25 et 26 novembre prochains. Avec les TechDays qui se déroulent traditionnellement en février, il s’agit d’un événement majeur dédié aux technologies Microsoft au service de la collaboration en entreprise.

Pour accéder au site de l’événement et s’y inscrire dès à présent, cliquer sur l’image ci-dessous :

CUE2

Serons à l’honneur Office 365, SharePoint, Yammer et… Microsoft Project !

Une session que j’ai proposée a été sélectionnée parmi les dix premières, intitulée "Social Project Management : les solutions collaboratives Microsoft au service du management de projet".

En effet, aujourd’hui, les solutions Microsoft sont au service des acteurs de la gestion de projet en entreprise, pour une gestion de projet collaborative et sociale. Avec Office 365, SharePoint Online, Yammer et Project Online, vous découvrirez la journée de travail dans la vie d’un chef de projet du 21ème siècle !

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Un Cumulative Update pour la première fois en juillet (pour la version 2013)

Microsoft rompt avec le rythme de sortie tous les deux mois des Cumulative Updates (février/avril/juin/août/octobre/décembre) pour sortir un Cumulative Update au mois de juillet. Le rythme mensuel devrait devenir la nouvelle norme.

Le Cumulative Update du mois de juillet 2014 ne concerne que la version 2013. En ce qui concerne ce blog, cela concerne plus précisément Microsoft Project et Project Server (et donc également SharePoint).

Un point important rappelé par Brian Smith, comme cela était déjà le cas pour les CU d’avril 2014 et juin 2014 : il est nécessaire d’installer le Public Update de mars 2013 ou le Service Pack 1.

Et bien sûr, il est toujours recommandé de tester ces mises à jour avant tout installation sur des serveurs productifs.

Microsoft Project 2013 et Project Server 2013

Mises à jour individuelles

  • Microsoft Project 2013 – Description : KB2882986
  • Microsoft Project Server 2013 – Description : KB2882995

Mises à jour complètes

  • Microsoft Project Server 2013 (incluant les correctifs SharePoint 2013) – Description : KB2882990
  • Microsoft SharePoint 2013 – Description : KB2882989
  • Microsoft SharePoint Foundation 2013 – Description : KB2882999

Pour davantage de détails, vous pouvez lire l’article en anglais de Brian Smith. Une vue plus globale du Cumulative Update de juillet 2014 est également disponible (pour tous les autres produits concernés).

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Créer des indicateurs graphiques dans un planning Microsoft Project

(Nota : un clic sur les captures d’écran permet de les afficher à leur taille réelle)

Pour repérer facilement les tâches qui dérivent dans un planning (ou, dans le cadre de l’utilisation de Microsoft Project Server, repérer les projets du portefeuille qui dérivent dans une vue du Centre de projets), la création d’indicateurs graphiques (finalement, des KPI – Key Performance Indicators – de chaque tâche ou du projet) peut s’avérer utile.

Généralement, les indicateurs sont basés sur la comparaison entre la situation courante du projet et une référence enregistrée (appelée "planning de référence" avec Project 2013 ou "planification initiale" dans les versions antérieures et "Baseline" en anglais). Les demandes les plus courantes sont d’avoir des indicateurs graphiques :

  • de dérive du travail ou des coûts ;
  • de dérive de la durée ;
  • de dérive de la date de fin.

Pour rappel, pour enregistrer une référence de projet avec la version 2013 de Microsoft Project : accéder à l’onglet Projet du ruban puis choisir la commande Définir le planning de référence.

Référence1 Référence2

L’enregistrement du planning de référence a pour effet de copier les informations courantes du projet (présente dans les champs Durée, Début, Fin, Travail, Coût…) dans des champs nommés Durée de référence (ou Durée planifiée jusqu’à la version 2010 de Project), Durée de référence 1, Durée de référence 2, Coût de référence 7… (le numéro derrière le nom du champ correspond à la référence enregistrée, Microsoft Project étant en mesure d’enregistrer jusqu’à 11 références différentes d’un même planning – chacune d’entre elles pouvant être à tout moment mise à jour ou remplacée si besoin).

Il est donc possible d’envisager une comparaison par exemple entre le champ Durée et le champ Durée de référence, entre le champ Travail et Travail de référence… (D’ailleurs, des champs existent à cet effet : Variation de durée, Variation de travail par exemple – en anglais Duration variance ou Work variance), au-delà de l’affichage de la référence directement dans le diagramme de Gantt (via des barres grises par défaut).

Dans le planning ci-dessous, une référence a été enregistrée et le planning a été mis à jour :

Planning

Il a les spécificités suivantes, relativement faciles à identifier vu le nombre de tâches  :

  • Du travail a été identifié au niveau de la tâche B supérieur au travail de référence enregistré précédemment ;
  • La tâche C dure plus longtemps que prévu initialement ;
  • La tâche D a été créée après l’enregistrement de la référence, elle n’a donc pas de durée de référence ni de travail de référence ;
  • Le jalon Fin n’a pas de durée ni de charge (normal !)

Imaginons désormais un planning de plus de 100 tâches : repérer d’un coup d’œil les écarts/dérives sera beaucoup moins évident ! La création d’un indicateur graphique au niveau de chaque tâche peut s’avérer précieux.

Prenons l’exemple d’un indicateur de dérive du travail qui devra traiter les cas suivants (davantage de cas peuvent être imaginés pour encore plus de précision – il ne s’agit que d’un exemple) :

  • il s’agit d’un jalon, l’affichage d’un indicateur n’est pas pertinent (les jalons ayant une durée nulle, aucune charge ne peut leur être associée ;
  • la tâche n’a pas de travail de référence ;
  • le travail ne dérive pas par rapport au travail de référence ;
  • le travail dérive de moins de 10 % par rapport au travail de référence ;
  • le travail dérive de plus de 10 % par rapport au travail de référence.

La définition d’un tel indicateur consiste à créer un champ personnalisé calculé auquel on associe ensuite des indicateurs graphiques.

1ère étape : créer un champ personnalisé

Pour créer un champ personnalisé depuis Microsoft Project (la même chose peut être réalisée directement depuis Project Web App par un administrateur fonctionnel, dans le cas de l’utilisation de Microsoft Project Server) : onglet Projet > Champs personnalisés (1).

Choisir dans le cas présent un champ de niveau Tâche (2) et de type Nombre (3) puis le renommer et l’appeler "Dérive Travail" (4).

Champ1

2ème étape : créer la formule de calcul

La formule à créer doit être capable de gérer les différents cas cités précédemment. Le choix est fait d’utiliser des conditions imbriquées (en utilisant la fonction iif()). Pour créer la formule, cliquer, dans la rubrique Attributs personnalisés, sur le bouton Formule… La formule à saisir peut être la suivante :

IIf([Jalon]=Oui;-99999;IIf([Travail de référence]=0;-999999;[Variation de travail]/[Travail]))

Comme des valeurs numériques sont attendues, la formule renvoie une des trois valeurs suivantes :

  • la valeur -99999 s’il s’agit d’un jalon (il s’agit d’une valeur improbable qui ne pourra pas être renvoyée par le calcul du taux de variation) ;
  • la valeur -999999 s’il n’y a pas de travail de référence ;
  • le calcul du taux de variation (entre le travail et le travail de référence) si les deux premiers cas n’ont pas été repérés.

Formule

Pour que le calcul s’effectue également au niveau des tâches récapitulatives, l’option Utiliser une formule doit être sélectionnée dans la rubrique Calcul pour les lignes récapitulatives de tâches et de groupes.

3ème étape : créer les indicateurs graphiques

Pour créer ensuite les indicateurs graphiques, cliquer sur le bouton Indicateurs graphiques de la rubrique Valeurs à afficher. Déterminer les cas de figure possible (via la définition de tests) et choisir une image. En cochant la case Afficher les valeurs des données dans les info-bulles, les valeurs s’afficheront lors du survol de l’image par le pointeur de la souris.

Indicateurs

Les tests effectués sont les suivants (l’ordre de création est important) :

  • Egal à -99999 = image "tiret" (pour les jalons)
  • Egal à -999999 = image "horloge" (pour les tâches sans travail de référence)
  • Inférieur ou égal à 0 = image "smiley heureux vert"
  • Inférieur ou égal à 0,1 = image "smiley neutre jaune"
  • Supérieur à 0,1 = image "smiley rouge mécontent"

4ème étape : afficher dans la table le champ personnalisé créé

Insertion colonneUn clic droit sur un en-tête de colonne de la table affichée permet de faire apparaître un menu contextuel où apparaît la commande Insérer une colonne. Choisir enfin le champ "Dérive Travail" dans la liste.

Le résultat est le suivant :

Résultat planning

Le même type de formules peut être imaginé pour une analyse des dérives des coûts et des durées. Pour les écarts de dates, le calcul d’un taux de variation n’est pas possible, le calcul d’un écart entre deux dates est nécessaire. La fonction ProjDateDiff() peut être utilisée à cet effet (pour mesurer par exemple l’écart entre la fin et la fin de référence d’une tâche).

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Sortie d’un ouvrage en français sur l’administration de Microsoft Project Server 2013 (par Jérémie Pernet)

Admin_2013_PernetJérémie Pernet, consultant spécialiste de Microsoft Project Server installé aux Etats-Unis (en Californie), a eu la gentillesse de me faire parvenir son ouvrage consacré à Microsoft Project Server 2013, intitulé "Microsoft Project Server 2013 – Implémenter, administrer et utiliser la solution Microsoft de gestion de projets", paru il y a quelques semaines.

Pour davantage de détails, cliquer ici.

Il est composé de 12 chapitres (340 pages – 54 euros) :

  1. Introduction à Project Server 2013
  2. Nouveautés majeures de la version 2013
  3. Gestion du déploiement
  4. Préparation de l’environnement
  5. Installation et configuration initiales
  6. Interface Project Web App
  7. Affichages et sites de projets
  8. Maintenance de l’environnement
  9. Gestion des ressources de projets
  10. Gestion des données de projets
  11. Stratégie et analyse de portefeuilles
  12. Rapports de données de projets

Il offre une bonne vision d’ensemble et synthétique des problématiques rencontrées par les consultants et les entreprises mettant en œuvre Microsoft Project Server, sans pour autant prétendre à l’exhaustivité sur le sujet (comme peuvent l’être davantage les ouvrages en anglais de msprojectexperts.com – Gary Chefetz, Bill Raymond). Et il a l’immense avantage d’être écrit en français !

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Le Cumulative Update de juin 2014 est disponible

Le cumulative update de juin 2014 est disponible depuis quelques jours. Comme cela est souvent répété sur ce blog : il est primordial de tester ces correctifs avant de les installer sur des environnements productifs.

D’ici quelques jours, un webcast décrivant les dernières mises à jour disponibles pourra être visionné (animé par Brian Smith et Maëlle Kalboussi le 24 juin dernier). Il devrait être accessible à cette adresse : http://ignite.office.com/webcasts/Office365-Support-Webcast-Series

Microsoft Project 2013 et Project Server 2013

Mises à jour individuelles

  • Microsoft Project 2013 – Description : KB2880493
  • Microsoft Project Server 2013 – Description : KB2880489

Mises à jour complètes

  • Microsoft SharePoint Foundation 2013 – Description : KB2881063
  • Microsoft SharePoint Server 2013 – Description : KB2881062

Microsoft Project et Project Server 2010

L’installation du Service Pack 2 est recommandée pour pouvoir réaliser l’installation de ces mises à jour (ceci est valable pour SharePoint, Office, Project et Project Server 2010). Pour davantage d’informations sur le Service Pack 2, cliquer ici.

Voir également ici.

Mises à jour individuelles

  • Microsoft Project 2010 – Description : KB2880537
  • Microsoft Project Server 2010 – Pas de mise à jour individuelle

Mises à jour complètes

  • Microsoft SharePoint Server 2010 – Description : KB2880972
  • Microsoft SharePoint Foundation 2010 – Description : KB2880975
  • Microsoft Project Server 2010 – Description : KB2880974

Microsoft Project et Project Server 2007

Plus aucune mise à jour cumulative n’est prévue à ce jour pour cette version.

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L’UPEC (Université Paris-Est Créteil), Office 365 et… Project Online !

L’Université Paris-Est Créteil (UPEC), l’une des plus grandes universités françaises, a choisi la solution Microsoft Office 365 pour ses étudiants (plus de 32.000) et ses collaborateurs (enseignants, chercheurs et agents).

Une vidéo vient de paraître dans les médias (BFM Business) sur l’utilisation des solutions Cloud de Microsoft à l’UPEC, avec l’intervention d’Alain Rossi, DSI de l’UPEC :

Office 365, la solution Cloud de Microsoft au… par BFMBUSINESS

Pourquoi parler de l’UPEC sur ce blog ? Tout simplement parce que cette université utilise depuis de nombreux mois, avec succès, également Microsoft Project Online, la solution Cloud de gestion de projet de Microsoft ! Et qu’il s’agit tout simplement d’une organisation que ma société, Campana & Schott, et moi-même avons la chance d’accompagner.

 

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